資料備份與封存
資料備份的重要性
資料已是各公民團體運作的重要資產。這些資料包含成員名單、通訊紀錄、捐款人資訊、財務報表及其他機敏資訊。一旦這些資料遺失或被惡意竄改，可能會對團體的運作造成巨大衝擊，甚至導致無法挽回的損失。因此資料備份有幾個重要的面向：
- 保護資料完整性：在電腦病毒、勒索軟體和其他網路攻擊日益猖獗的環境下，資料很容易受到威脅。通過定期進行資料備份，即使遭到攻擊，也可以迅速恢復到備份的版本，保證資料完整性。
- 減少業務中斷：資料遺失可能導致業務運作停滯，影響正常的服務提供和團體目標的實現。透過備份可以在短時間內恢復工作，減少業務中斷的風險。
- 符合法規要求：很多法規及合規性要求也強調資料保護及備份的重要性。符合這些要求不僅能降低法律風險，還能提升團體的專業形象。
- 預防意外損害：除了網路攻擊，還有可能面臨自然災害、人為錯誤或者設備故障等風險。備份能確保即使在最糟糕的情況下，依然可以恢復重要資料。
- 提高成員信任度：當團體成員知道他們的個人資料受到妥善保護時，他們對團體會有更高的信任度。這有助於吸引和維持成員，增強團體的凝聚力。
- 提供歷史記錄：將歷史資料保存並定期進行備份可以幫助團體追溯問題來源，並在需要時提供參考，這對於策略制定和問題檢視非常有幫助。
備份策略
確定關鍵資料
- 識別關鍵資料：確定組織內部的重要資料，包括文件、資料庫、電子郵件、使用者資料和研究資料等。
- 分類與評估：對資料進行分類，評估其重要性和機敏性。關鍵資料應該更為高頻率且更全面地備份。
選擇備份頻率
- 日備份：對於高頻率更新的資料，每日備份可以最大限度地減少資料數據損失。
- 週備份：對於更新頻率較低的資料，每週備份可能足以涵蓋大部分需求。
- 月備份：對於更新頻率更低的資料，每月備份是一個較為經濟且有效的選擇。
選擇備份方法
- 全備份：完整備份全部資料，但所需時間和儲存空間較大，適合於某些關鍵時間點執行如每月一次。
- 增量備份：只備份自上次備份後有變更的資料，節省了時間和儲存空間，但還原時需依次還原所有增量。
- 差異備份：只備份自上次全備份後有變更的資料，相較於增量備份，中間步驟減少，但時間和儲存需求增加。
選擇備份儲存位置
- 本地備份：備份至本地存儲設備（如外接硬碟、本地伺服器、NAS），便於快速還原，但有物理損毀風險。
- 異地備份：將備份資料存儲於異地（如另一辦公室或資料中心），防範本地災害。
- 雲端備份：將資料備份至雲端服務提供商，具備高度擴展性及彈性，但需考慮資料安全及隱私。
備份測試與演練
- 定期測試還原：定期測試備份資料的完整性和還原可行性，確保在需要時備份資料可以可靠地還原。
- 演練災害恢復計畫：模擬突發事件，演練完整的資料恢復過程，確認工作流程和技術準備是否到位。
備份管理與紀錄
- 設定自動化備份：使用自動化工具和排程任務，確保備份按計劃執行，而不依賴人工操作。
- 維護備份紀錄：保留詳細的備份報告和紀錄，包括備份時間、資料範圍、成功與否等，便於追蹤和稽核。
備份檔案加密
進行資料備份是一項必要的措施。然而，備份本身並不足以完全保障資料安全，使用加密技術對備份檔案進行更完善的保護。
加密的重要性
- 保護機敏資料：加密可以保護您的備份檔案不被未經授權的用戶訪問，確保只有經授權的使用者才能解密和查看資料。
- 防止資料洩露：即使備份檔案落入不法人士手中，如果沒有正確的解密密鑰，對方也無法讀取檔案內容。
- 遵守法規要求：許多國家和地區的法律和規範要求必須對某些類型的資料進行加密處理。
加密方式
- 對稱式加密：使用單一密鑰來進行加密和解密，如AES（高級加密標準）。對稱式加密速度較快，但需要妥善管理密鑰。
- 非對稱式加密：使用公鑰和私鑰對進行加密和解密，常見的算法如RSA。非對稱式加密的安全性更高，但速度較慢。
加密工具與軟體
- 作業系統內建：常用的作業系統內建加密軟體，如 BitLocker、FileVault 等。
- 開源加密工具：例如 VeraCrypt、Cryptomator、GnuPG 等，它們不僅免費，且方便一般使用者操作。
備份檔案加密步驟
- 選擇合適的加密工具：考慮安全性、使用方便性及性能等要素，選擇適合的加密工具。
- 產生並保存密鑰：建立一個強而唯一的密鑰，並妥善保存於安全的地方，例如密碼管理器。
- 加密備份檔案：使用選定的加密工具對備份檔案進行加密操作，通常會有一步一步的操作指引。
- 定期檢查與更新：定期檢查備份檔案的可用性並更新加密密鑰，確保最新的備份安全性。
加密與備份管理
- 多重備份策略：建議採用備份 3-2-1 策略：保持 3 份資料的副本，儲存於 2 種不同媒介，其中 1 份備份存放在異地。
- 版本管理：對備份檔案進行版本管理，避免新版檔案損壞或丟失舊版資料。
- 存取控制：擬定嚴格的存取控制策略，確保只有經授權的個人或系統能夠執行備份和恢復操作。
制定封存策略
不再頻繁使用但需長期保存的資料應有封存策略：
- 資料分類：根據資料的年齡、使用頻率和法律要求，分類封存資料。
- 封存期限：制定封存期限，到期後的資料應進行評價後，決定是否刪除或移入更長期的封存系統。
- 封存管理：定期審視和更新封存策略，確保資料依然符合組織需求與法律規範。
法規遵循
- 資料保留與刪除規範：討論可能適用的資料保留與刪除法規，如何確保備份和封存資料符合相關法規要求。
- 隱私與保護：説明如何遵循隱私保護法規（如《個人資料保護法》），保護備份與封存資料中涉及的個人資訊。
文件化和政策制定
- 備份與封存政策：如何制定書面的備份與封存政策，確保組織內部各部門都遵循統一的標準和流程。
- 角色與責任分配：明確各個角色在資料備份與封存過程中的責任，確保不會因人事變動而影響重要資料的保護。