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帳號權限管理與追蹤

目前以 Google Workspace 和 Microsoft 365 這兩個常見的線上協作工具作為範例。

1. 建立角色和權限

在進行帳號管理時，首先要明確不同角色所需的權限。常見的角色可以包括管理者、編輯者和檢視者。每個角色應該有自己特定的權限範圍。

  • Google Workspace

    • 管理員控制台：使用 Google Workspace 的管理控制台，進入使用者和角色設定頁面，設定不同角色的權限。
    • 授權範圍：給特定使用者指派不同的角色，定義他們能夠訪問和操作的範圍，如查看、編輯文件等。

  • Microsoft 365

    • Microsoft 365 管理中心：進入管理中心，在「使用者」部分中，選擇使用者並設定其角色。
    • 分享與權限設定：在各種文件或資源內調整權限，如具體文件可以設定誰可以編輯、誰只能讀取。

2. 實施最小權限原則

只給使用者他們完成工作所需的最少權限，避免過度授權，這能有效降低安全風險。

最小權限原則

「實施最小權限原則」是指在分配帳號權限時，只給予使用者執行其工作所需的最低限度權限。這樣做的目的是減少因誤用或濫用權限所帶來的安全風險。

  1. 評估需求：瞭解每個使用者的實際需求，根據他們的角色和職責分配適當的權限。
  2. 定期審查：定期審查權限分配，確保不必要的權限能及時回收。
  3. 分層管理：將帳號權限分層，確保只有需要高權限的使用者才能存取重要資訊或系統。

3. 定期審查和更新權限

權限應該定期審查並根據情況調整。例如，有成員離職或角色變動時要及時更新其權限。

4. 追蹤和紀錄

維持使用者操作行為的紀錄，以便在需要時能夠追溯操作歷程。

  • Google Workspace

    • 使用者記錄事件：可以檢查和追蹤使用者的活動紀錄，確保所有變更和操作都有紀錄。

  • Microsoft 365

5. 啟用雙重驗證 (2FA)

確保所有帳號啟用雙重驗證，增加一層額外的安全保障。