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裝置/作業系統盤點

預計操作時間：首次建立約 0.5–1 天，其後每次盤點約 1–2 小時
所需預算：無（使用試算表或免費工具即可）

在公民團體裡，公務電腦、公務手機就像整個隊伍的主要裝備：有人拿著筆電寫報告，有人用手機聯絡個案，也有人用平板跑活動紀錄。若沒有一份清楚的「裝備名冊」，久了就很容易搞不清楚誰在用哪一台、哪些裝置太舊沒更新、有人離職時還有舊電腦留在外面，讓風險悄悄累積。

可以增強的防護力

  • 隨時掌握組織內有哪些公務電腦、公務手機、平板在使用
  • 及早看出哪些裝置過舊、無法再更新，需要安排汰換
  • 發生資安事件時，可以快速鎖定受影響的裝置與使用者
  • 讓硬體採購與預算編列有依據，不再憑印象抓數量

建立一份「裝置盤點表」

首先，先釐清哪些裝置算在「公務裝置」裡。建議盤點以下幾種類型：

  • 組織提供的裝置：例如公務電腦、公務手機等。
  • 個人持有但用來處理公務的裝置：例如同仁的筆電、手機、平板，只要會用來收發公務信件、處理個案資料或組織文件，就應該列入。
  • 組織共用裝置：例如會議室的桌上電腦、活動場使用的筆電、展覽現場用來播放影片的平板等。
  • 暫時借用或外包用的裝置：例如長期合作志工、外包人員使用的公務筆電、臨時借出的手機。

建議使用試算表工具，方便多人一起維護與篩選，例如：Google 試算表（Google Sheets），並在表格裡至少包含以下欄位：

  • 裝置代號：例如「L-001」（Laptop-001）、「D-001」（Desktop-001）、「M-001」（Mobile-001）。
  • 使用者姓名或單位：目前主要使用這台裝置的人，或負責的部門。
  • 裝置類型：桌機、筆電、手機、平板、其他。
  • 品牌與型號：例如「Dell Latitude 5420」、「Apple MacBook Air 2020」。
  • 作業系統與版本：例如「Windows 11 23H2」、「macOS 14」、「Android 14」。
  • 是否為公務專用：可填「專用」或「公私混用」，方便之後針對混用裝置再討論政策。
  • 裝置所在位置：例如「總部辦公室」、「某某城市外點」、「志工自宅」。
  • 最後一次系統更新日期：由使用者提供或協助查詢，至少大概知道是否有在更新。
  • 裝置主要用途：例如「文書與簡報」、「影音剪輯」、「活動現場播放影片」。
  • 負責人：負責追蹤這台裝置狀態的人，未必等於使用者本身。

寫作建議做法：

  1. 請建立一份新的試算表，依上方欄位建立欄位名稱。
  2. 由管理人員或指定窗口，邀請各部門同仁在期限內填寫或確認各自的裝置資料。
  3. 完成後，把這份試算表當作組織的「裝備名冊」，之後每次盤點都以它為基礎更新。

設定固定的盤點週期與流程

裝備名冊建立好，只做一次還不夠。建議你把「盤點裝置」變成固定的例行任務，而不是想到才突然做。

建議設定的週期與原則：

  • 中小型組織：建議每半年盤點一次，至少每ㄧ年要完整檢查一次。
  • 人員流動較大的組織：除了固定盤點外，建議在「新人成員加入、有人離職或換裝置」時，也更新一次對應的裝置資料。

每一次盤點時，至少請完成以下幾件事：

  1. 逐台確認「這台裝置現在由誰使用」，是否仍在公務使用，若已不再使用，請標註為「閒置」或安排回收。
  2. 檢查作業系統是否仍可獲得安全更新，請使用者依照各自的裝置教學（例如 Android、Windows、macOS）確認更新狀態，並在表格中勾選「已檢查」。
  3. 標記需要關注的裝置，例如系統版本太舊、儲存空間不足、常出現異常等，方便之後安排維修或汰換。

角色與分工建議：

  • 指定一位「裝備管理人」或小組，負責發出盤點通知、彙整表格與追蹤未完成的人。
  • 在組織共同使用的日曆或專案管理工具中，建立「每 6 個月提醒一次」的盤點任務，避免只靠個人記憶。
  • 員工端的逐項自查，可請同仁依 裝置最低安全基線 自行勾選後回報，盤點時連同自查結果一起彙整，比裝備管理人逐台檢查省力。

把盤點結果連結到採購與汰換決策

每一次盤點的結果，應該成為「升級裝備」的依據，而不是只存在表格裡。建議你在盤點後做一個簡單的整理，協助決策：

  1. 從試算表中篩選出「作業系統無法再更新」「硬體明顯過舊或常出問題」的裝置，整理成「建議在 6–12 個月內汰換」清單。
  2. 將這份清單附上大約的替換預算範圍（例如每台預估多少金額），提供給決策者或理監事會參考。
  3. 在年度預算編列前，再次檢視這份清單，更新優先順序（例如先換處理敏感資料的裝置，再處理負擔較小的用途）。

這樣一來，硬體採購就不再是「突然壞掉才臨時買」，而是根據盤點結果預先規劃，讓整個隊伍可以有計畫地替換舊裝備。

發生資安事件時，如何用盤點表快速應變

當組織發現某個帳號被盜用、某型號電腦爆出重大資安漏洞、或有人遺失公務筆電時，有一份完整的盤點表會大幅降低慌亂程度。

建議你在事件發生時，依照以下步驟使用盤點表：

  1. 先鎖定可能受影響的裝置範圍：例如某作業系統版本、某品牌與型號、或某個使用者帳號相關的裝置。
  2. 在盤點表中篩選出這些裝置：把相關列標記為「事件關聯」，方便追蹤後續處理狀態。
  3. 優先通知這些裝置的使用者與負責人：例如請他們暫停使用、盡快更新系統、交由專人檢查，或變更相關帳號密碼。
  4. 事件處理結束後，更新盤點表中的狀態欄位（例如「已更新」「已報廢」「調查中」），保留紀錄，方便未來檢討。