稽查雲端分享連結

預計操作時間：首次盤點約 0.5–1 天，其後每季稽查約 1–3 小時
所需預算：無（純人力時間）；若導入第三方權限稽核工具，再另行編列服務訂閱費

「知道連結即可存取」是雲端時代最普遍的破口。一份捐款人名單，可能透過某次方便的分享，連結被轉傳到第三方、甚至被搜尋引擎索引一直公開到現在。離職同仁可能仍是某個關鍵資料夾的擁有者，沒有人能改權限，結果多年後他還是能回來翻查這份資料。這一篇是寫給負責整體資安與行政的你，目標是幫組織建立分享連結稽查節奏與離職時的雲端檔案接管流程，不再讓「方便分享」變成長期未管的隱形資產。本篇會搭配 角色與權限 與 定期審查更新權限 一起運作。

盤點組織內所有公開連結

不同雲端服務的稽查方式不同。下面以 admin 角色與一般成員兩個視角分述：

建立「分享連結稽查表」

第一次盤點後，建議建立一份持續維護的稽查表（可放進組織既有的資安紀錄試算表）。建議欄位：

實作上：

1. 由資安或行政窗口建立表格架構，先填入第一次盤點的結果。
2. 對「高度敏感」與「公開連結」交集的項目，24 小時內優先處理。
3. 對「臨時分享」的項目，務必填上到期日。

將稽查變成例行工作

把分享連結稽查接進現有的資安節奏，避免變成額外的負擔：

• 每季一次完整稽查：建議與 定期審查更新權限 同步進行，由同一位資安窗口統籌。
• 優先處理順序：
  1. 高度敏感資料的公開連結 → 立即撤銷或改為指定人。
  2. 已過期的「臨時分享」 → 預設撤銷，除非有負責人提出延期理由。
  3. 離職同仁仍是 owner 的資料 → 啟動接管流程（見下節）。
  4. 對外部信箱的長期分享 → 確認合作關係仍存在，或改為共用磁碟成員邀請。
• 每次處理都記錄：在稽查表的「處理決定」欄位填入結果與日期，方便下次稽查對照。

把這些動作寫進組織例行任務清單，與帳號盤點、權限審查搭配執行，可以大幅降低重覆功夫。

員工離職時的雲端檔案交接

員工離職是分享權限失控最常見的時機。建議將以下步驟寫進離職清單：

請組織夥伴使用共同磁碟 (Shared Drive)

事後處理永遠不如事前設計。對 Google Workspace / Microsoft 365 組織來說，最有效的預防是讓所有公務檔案預設放到共用磁碟（Shared Drive / SharePoint Site），而不是個人 My Drive / OneDrive：

可採取的預設行為：

1. 新人到職時，預設加入對應部門的共用磁碟，並說明「公務檔案請建立在共用磁碟」。
2. 逐步把過去散落在 My Drive 的檔案，移到共用磁碟：每季鎖定 1–2 個資料夾搬遷，避免一次大遷移造成混亂。
3. 不要為了「方便分享」就把檔案放回個人空間：若需要與外部協作，建議建立專案專用的共用磁碟，結束後封存。

參考資訊

• 「角色與權限」：本章稽查表的「敏感等級」欄位對應該章建立的資料分類。
• 「定期審查更新權限」：建議與本章每季一起執行，兩者共用同一個檢查週期。
• 「雲端備份」：備份還原回來的資料若沒有重新檢查分享連結，可能造成新的外洩，記得把本章稽查列入還原後的標準動作。
• 「數位服務帳號盤點」：盤點時可順手記錄哪些雲端服務有分享連結需要稽查。
• 「組織資安政策範本」：本章內容對應「資料分類、權限與備份原則」的存取權限段。