規劃角色與權限

預計操作時間：首次規劃約 1–2 天，其後視組織狀況微調矩陣與角色，每次約 2–4 小時
所需預算：無（主要是人力時間）。若後續導入權限管理或文件管理工具，需另外編列服務訂閱費

從組織角度規劃角色與權限，能確保每個人只存取完成工作所需的資源，避免權限過大帶來的風險。當帳號被盜用或人員異動時，影響也能被限制在最小範圍。同時，清楚的權限分工有助於管理與稽核，讓誰可以查看、編輯或分享資料都有依據，降低誤操作與資料外洩的可能，是維持組織資安與運作穩定的重要基礎。

這一篇是寫給負責整體資安與行政的你，目標是幫組織建立一套看得見的「資料角色與權限制度」，讓「誰可以碰哪些資料」有表格、有流程、有人負責維護，不再只是口頭約定。

本頁專注在設計資料分類、角色、權限矩陣，以及權限開通與變更時該留下哪些申請與審核紀錄。週期性覆核，以及名單與雲端或系統實際設定是否一致，請見定期審查更新權限，不在此重複。

可以增強的防護力

敏感資料較不容易因「口頭說說」就被開給不該開的人
新進同仁有標準申請路徑，較不會一進來就「資料夾全開、之後再收」

建立「資料類型與敏感等級一覽表」

在決定誰可以看哪些資料之前，第一步是先搞清楚組織裡到底有哪些資料。先用敏感等級把資料分幾類，之後討論權限時比較有共同語言。這份表不需要一開始就完美，但至少要先把「高度敏感」與「中度敏感」的資料抓出來，之後再逐步補上其他類型。具體可以這樣做：

由各部門主管帶頭，列出本部門日常處理的主要資料種類與用途，例如「個案紀錄表」、「捐款對帳表」、「專案會議紀錄」、「媒體聯絡名單」等。
在簡單的試算表中，為每一列資料加上以下欄位：
- 資料類型名稱（例：個案紀錄、捐款明細、內部報告草稿）
- 敏感等級（高度敏感、中度敏感、低度敏感）
- 主要儲存位置（雲端硬碟資料夾名稱、NAS 路徑、專案管理工具名稱等）
- 主要保管人與備援保管人
行政或資安窗口統整各部門回傳的清單，整理出一份全組織共用的「資料類型與敏感等級一覽表」。

敏感程度舉例：

高度敏感資料：例如個案紀錄與相關附件、捐款人與金流明細、內部評估報告、涉及人身安全或身份保密的名冊
中度敏感資料：例如尚未公開的政策報告草稿、內部會議紀錄、志工與合作夥伴聯絡名單、專案內部工作文件
低度敏感資料：例如已經對外公開的報告、宣傳素材、活動海報與社群貼文草稿等

列出「組織權限角色清單」

第二步是決定「組織裡有哪些角色」，把權限綁在角色上，不綁在個人名字上。有人加入、轉換部門或離職時，只要調整角色歸屬，相關資料權限就會跟著更新。「角色」指的是職責相近的一群人，不是單一個人。你可以先從組織裡已經存在的分工出發，設計出幾個清楚又不過度細碎的角色，例如：

專案成員：負責執行特定專案的同仁與長期志工
專案負責人：對專案成果與風險負責的主要負責人
行政與財務：負責人事、出納、會計、捐款與金流相關作業的同仁
資訊管理：負責管理系統、雲端硬碟、帳號與權限設定的同仁或合作廠商窗口
理監事或決策層：參與重大決策與敏感資料審閱的決策成員

建議你採取以下步驟來設計角色：

由行政或資安窗口草擬一份「角色列表」，為每個角色寫上 1–2 句簡短的職責說明。
邀請各部門主管一起檢視，確認是否有遺漏重要角色，或有角色名稱過於模糊、範圍過大的情況。
避免為每一位個別同仁都建立獨立角色，否則未來維護成本會非常高。只在確實有特殊權限需求時，才額外建立例外角色。

建立資料與角色的權限矩陣

把「資料類型與敏感等級一覽表」和「組織權限角色清單」放在一起，建一張「資料 × 角色權限矩陣」，一眼就能看出每個角色對不同資料有什麼程度的存取權。

你可以在試算表裡為每一格填入簡單的權限標記，例如：

只讀（只能查看，不可修改或下載原始檔）
可編輯（可以新增、修改與刪除內容）
可下載原始檔（可以把檔案下載到個人裝置中）
不可存取（預設無權限，需要額外申請）

在填寫矩陣時，建議特別留意：

對高度敏感資料，僅開放給少數必要的角色，並確保至少有 2 位以上管理人互相備援，避免「只有一個人握有全部鑰匙、請假就沒人代理」。
一般專案成員預設只給「完成工作所需」的最低權限，不以方便為由一律給編輯或下載權限。
對外部合作夥伴與外包廠商，盡量用「專案資料夾」加「期限內的限定權限」，不要把整個主資料夾打開。

同時，建議在矩陣中另外加上一欄「審核人」：

記錄每種資料類型與角色組合，是由哪一位主管或管理者負責核准。
日後若需要新增、調整或收回權限，可以依這一欄快速找到負責人，而不是大家互相推來推去。

完成這張矩陣，就有了一份清楚的「資料權限地圖」，之後實際設定雲端硬碟、NAS 或其他系統時可以直接對照。

規劃申請、審核與紀錄流程

有了權限矩陣還不夠，還要把它接進日常流程，尤其是這幾個常見情境：

新成員加入時：
- 由該成員的主管填寫簡單的「資料權限申請表」，列出他需要加入哪些角色、存取哪些主要資料類型。
- 申請表送交權限管理窗口（例如資訊管理或行政）與相關審核人確認後，再實際開通雲端硬碟、文件系統與其他服務的權限。
成員轉換部門或專案時：
- 一律經過同樣的申請表流程，不以「他以前就有這些權限」為理由跳過。
- 在申請表中標註「原有專案權限需收回或降權」，並設定預計完成日期。
臨時需要查看敏感資料時：
- 要求提出需求的主管說明用途與預計使用期間。
- 在申請紀錄中註明「臨時權限」與到期日。到期後是否確實關閉、名單與系統是否一致，請依定期審查更新權限排程覆核，本頁不細寫核對步驟。

成員離職或結束合作時，同樣應透過申請、紀錄流程註明需收回的資料範圍與角色。誰在何時完成收回、是否還有殘留權限，請以審查頁的週期核對與清單追蹤。

在文件面向上，建議你：

在帳號與服務總表中，新增欄位連結到對應的資料角色，讓「登入哪個服務」與「可以看到哪些資料」能對應起來。
把「資料權限申請表」納入既有的人事與行政流程，例如新進同仁手續、專案啟動清單等，避免變成額外、容易被忽略的一張紙。

把這些流程固定下來，權限的開通與變更就有清楚紀錄可以追蹤。紀錄是否與實際系統設定一致，則須另依審查頁對帳，避免紙上制度與現場脫節。

對內溝通與教育

制度設計得再完整，成員不清楚為什麼要這樣做、遇到狀況不知道找誰，還是不會有人照著走。

你可以在以下幾個時機，安排簡單的說明與提醒：

新進同仁訓練：用幾個實際案例或簡單比喻，說明為什麼有些資料不能隨便存、隨便分享，以及遇到需要新資料權限時該怎麼申請。
年度說明會或內部教育訓練：簡單回顧分級意義、申請管道，以及各部門最常需要哪幾種資料權限，必要時提醒「實際設定要與矩陣對齊」應由誰排定審查（見定期審查更新權限）。
平常的提醒與文件：在內部手冊或 wiki 中留下一個簡單的頁面，列出「需要新增或調整資料權限時，請聯絡誰、要準備哪些資訊」。

這些說明不用很長，讓大家知道資料權限是為了保護整個組織與服務對象，不是多此一舉，比較容易取得配合。

制度上線後的下一步

制度訂好並開始執行後，仍要以定期審查更新權限對實際系統設定與權限名單做對帳，並排定收回與覆核節奏，否則紙上規則與現場會漸漸脫節。