密碼管理
預計操作時間：規劃原則與選擇工具約 0.5–1 天，導入團隊版密碼管理器與教育訓練約 2–6 週
所需預算：團隊版密碼管理器約 NTD 100–250 / 人 / 月（依方案而定）；自架型主機費另計。若採折衷做法（少數人共用個人版工具）可降到 0 元
在公民團體裡，許多關鍵工作都依賴網路服務完成：從捐款平台、社群平台管理，到雲端文件與官網後台。如果這些網路服務的密碼被多個人共用、或散落在紙條與聊天群組裡，一旦其中一組密碼外洩，網路服務內儲存的資訊都可能跟著一起外洩。
這一篇是寫給負責整體資安與行政的你，目標是幫組織選好團隊版密碼管理器、規劃誰能看到哪些密碼，再把這些規則接進新人訓練與離職交接流程。本篇不重複個人版的密碼長度與不重複規則，請搭配 密碼設定 與 密碼管理器 一起閱讀；本頁聚焦於組織層級才會遇到的議題。
可以增強的防護力
- 共用密碼集中管理，不再散落在聊天群組或紙條
- 部門密碼庫與群組權限，讓每個人只看到工作需要的密碼
- 離職或職務異動時，可以一次收回該成員所有共用密碼存取權
- 稽核紀錄與外洩警示能讓問題早發現、早處理
為什麼組織需要團隊版密碼管理器
個人版密碼管理器解決的是「自己一個人怎麼安全保管密碼」，組織會遇到的問題則是另一個層次：
- 共用帳號怎麼分？ 官方 Facebook、捐款後台、官網管理介面，常常是好幾位同仁共用同一組密碼。
- 離職時怎麼一次收回？ 一個人經手的密碼可能跨越多個服務、多個密碼庫，逐個更換很容易漏掉。
- 誰看了什麼要查得到嗎？ 出事時如果無法回頭追蹤誰曾經接觸過某組密碼，調查與通報都會卡住。
這些都需要團隊版（Teams／Business／Enterprise）方案才能完整處理；個人免費版即使每個人都裝了，也無法做到集中管理與稽核。本地型工具（如 KeePassXC）著重個人或小型搭配雲端硬碟的情境，本節不在範圍內，個人使用情境請參考 密碼管理器。
選擇主要密碼管理器
不管選哪一種工具，請先讓組織選定共用的密碼管理器，避免每個人各自用不同工具，之後難以共用、稽核與交接。採購、教育訓練、撰寫內部指引時也只要寫一份；新人入職、同仁離職時也只需要操作同一個系統。
以下推薦三款有雲端團隊版的服務：
- 適合規模：5 人以上中小型公民團體；功能與生態最成熟。
- 核心功能：集中式 Admin Console、群組與集合（Collections）、政策強制、稽核紀錄、緊急存取、SSO（Enterprise）。
- 部署方式：SaaS 為主，亦可自架（self-hosted）。
- 官網：Bitwarden 商業方案
- 適合規模：已使用 Proton Mail 或 Proton Drive 的組織，整合度最佳。
- 核心功能：群組密碼庫、Passkey 管理、外洩警示、SSO、與 Proton 信箱與雲端硬碟同套帳號。
- 部署方式：SaaS（伺服器在瑞士）。
- 官網：Proton Pass for Business
- 適合規模：技術窗口較強、需要自架以掌握資料主權的組織。
- 核心功能：群組密碼與檔案共用、LDAP／SAML 整合、稽核紀錄，可完全自架在自有伺服器。
- 部署方式：自架（社群版免費）或 SaaS Enterprise。
- 官網：Psono 方案頁
挑選時，可用以下五個問題盤點：
- 組織目前有多少人、預期一年內會擴張到幾人？
- 是否需要與 Google Workspace 或 Microsoft 365 透過 SSO 整合？
- 是否要自架在自己的伺服器上、或可以用廠商提供的 SaaS？
- 每月每人的預算上限大約多少？
- 介面與支援文件是否有繁體中文（或團隊可接受的語系）？
個人免費版的比較與本地型工具請見 密碼管理器；本節只談團隊／商業方案。
商業方案能多做哪些事
下表列出團隊版方案才有的功能，以及每項功能解決的組織痛點：
| 團隊版功能 | 解決的組織痛點 |
|---|---|
| 集中式成員管理（Admin Console） | 不用一個個帳號去新增、停用，離職可以一次移除 |
| 群組與部門密碼庫（Collections / Vaults） | 財務只看財務的、社群只看社群的 |
| 細緻分享權限（可看／可編輯／可分享） | 同一組共用密碼，給不同部門不同權限 |
| 稽核紀錄（Audit Logs） | 誰在什麼時候看了哪一組密碼，可追蹤 |
| 強制政策（Policies） | 可強制全員開啟雙重驗證、限制最低主密碼長度 |
| 緊急存取（Emergency Access） | 主要管理者請假或離職時，備援人員可在規定流程下接手 |
| 外洩警示（Breach Monitoring / Reports） | 系統自動比對外洩資料庫，及早通知更換密碼 |
| SSO 與 SCIM 整合 | 與 Google Workspace、Microsoft 365 帳號一起管理 |
評估方案時，可以直接拿這份表格對照各廠商的方案頁，看哪些功能在哪一個價格層級才開放。
依照部門設定群組權限
選好工具之後，接下來要決定密碼在團隊裡怎麼分配，讓每個人只能看到自己工作需要的帳號。可以搭配資料權限管理章節一起規劃。
範例：依部門建立密碼庫
可以先用以下幾個密碼庫作為起點，再依組織實際分工調整：
- 行政（內部行政系統、共用對外信箱）
- 財務（會計系統、捐款與金流平台）
- 社群（粉絲頁、社群排程工具）
- 網域與官網（DNS、官網後台、CDN）
- 技術／伺服器（伺服器登入、雲端控制台）
- 合作專案（每個外部合作專案一個密碼庫）
範例：權限矩陣
| 密碼庫 | 行政主管 | 財務 | 社群小編 | 技術窗口 | 一般成員 |
|---|---|---|---|---|---|
| 共用對外信箱 | 可看可編輯 | — | 可看 | — | — |
| 捐款與金流 | 可看 | 可看可編輯 | — | — | — |
| 社群平台管理 | 可看 | — | 可看可編輯 | — | — |
| 網域與官網 | — | — | — | 可看可編輯 | — |
| 部門共享文件 | 可看可編輯 | 可看 | 可看 | 可看 | 依專案授權 |
具體建議
- 高風險密碼庫至少 2 人、最多 4 人 能看到完整密碼（金流、網域、超級管理員等）。
- 設一名緊急存取備援人，啟用密碼管理器內建的 Emergency Access；主要管理者請假或離職時，備援人能依規定流程接手。
- 每 3 個月由資安窗口盤點一次 各密碼庫的成員清單，把不再相關的人移除。
- 高風險密碼庫每 6 個月輪換一次 主密碼，並透過密碼管理器分享給仍在權限內的成員。
- 嚴禁公開渠道分享密碼：請以內部政策明文禁止把完整密碼貼到 Slack、Google Doc、紙條或實體公告；若需短暫分享，請改用密碼管理器內建的分享功能，並在事後立即更換。
可以在內部文件中用簡單表格記錄「密碼庫名稱」、「用途」、「可存取成員角色」、「上次盤點日期」，方便未來調整與稽核。
離職與交接時如何處理密碼
密碼管理做得好不好，在有人離職或角色變動時最容易暴露問題。以下項目建議納入離職與交接流程：
- 離職前的密碼盤點
- 由主管與帳號管理窗口一起確認：該成員在哪些密碼庫中擁有權限、可以看到哪些重要密碼。可以直接比對前一段「依照部門設定群組權限」的權限矩陣逐項檢查。
- 決定哪些帳號需要移交新的負責人，哪些帳號可以直接停用或刪除。
- 更新共用帳號的密碼
- 若有多人共用的帳號（例如社群平台或外部服務），在成員離職或角色變動後，建議更換這些帳號的密碼，並透過密碼管理器重新分享給仍在職的成員。
- 同時，請確認已將離職者從相關群組與密碼庫移除。
- 關閉或調整密碼管理器的存取權限
- 若使用 SSO 整合，請先在 Google Workspace 或 Microsoft 365 端撤銷該成員的帳號，再從密碼管理器的組織成員列表中移除，避免兩端資料不同步。
- 若採個人版工具搭配共用資料庫，請確認對應的共享資料庫或同步資料已不再與該成員的裝置連動。
可以在離職清單裡加一欄「密碼管理檢查」，由主管或指定窗口負責勾選，避免漏掉。
教育訓練與日常提醒
密碼管理制度要持續有人用，光靠發一份文件說明沒用，還需要在日常溝通與訓練上定期加強。
建議你安排：
- 新人訓練中的密碼與工具教學
- 在新進人員報到的第一週內，安排一段簡短說明，帶他們完成：
- 設定重要帳號的強密碼與雙重驗證
- 安裝並加入組織官方部署的密碼管理器（不是自己另外註冊一個免費版）
- 練習新增一到兩個實際使用的帳號與密碼
- 在新進人員報到的第一週內，安排一段簡短說明，帶他們完成：
- 定期提醒與實例分享
- 在內部信件或例行會議中，偶爾分享近期與密碼相關的資安新聞或案例，提醒大家為何需要維持這些習慣。
- 可以提供簡短的「自我檢查」問題，例如：「你目前是否還有共用帳號密碼寫在紙上或聊天群組裡？」、「最近一次更新重要帳號密碼是什麼時候？」。
這些小提醒能讓同仁把密碼管理當成日常習慣，不用等出事了才臨時回想。
預算或人力有限時的折衷做法
如果你的組織人數在 5 人以下、預算非常有限，或者還沒有專責的資安窗口，導入團隊版密碼管理器可能暫時做不到。這種情況下，與其讓共用密碼繼續散落在 Slack 與 Google Doc 裡，不如先用「少數人共用個人版工具」的折衷做法。核心精神是：先把最關鍵的共用密碼搬進密碼管理器，由小群組共同保管，等人數成長或預算允許時再升級。
可以這樣做
- 2–3 人一組，使用個人版工具的免費分享功能：例如 Bitwarden 免費版可建立 2 人共享的「免費 Organization」、Proton Pass 免費版可分享 vault 給少數成員。詳細工具請見 密碼管理器。
- 只把最關鍵的共用帳號放進去：金流平台、官網與網域管理、官方社群帳號、共用對外信箱。其他帳號維持成員各自個人保管即可，不必一次全搬。
- 指定 2 位「密碼保管人」：通常是組織負責人加上財務或行政窗口。任何共用密碼異動（新增、修改、停用）都同步通知這兩位，避免一個人離開就斷線。
- 維護一份簡單的「誰知道什麼」內部文件：列出每個共用帳號目前由哪些人持有、上次更換密碼是什麼時候，方便日後盤點與輪替。
要誠實知道少了什麼
折衷做法可以解決 80% 的痛點，但有些事情團隊版才能做到，請事前盤點清楚：沒有集中式 Admin Console（離職要手動逐項更換）、沒有稽核紀錄（出事時無法追查誰看過某組密碼）、沒有強制政策（無法一鍵要求全員開啟雙重驗證）。
簡化版的離職交接流程
當有人離開或角色變動時，由密碼保管人手動完成以下步驟：
- 逐項更換所有共用帳號的密碼，並透過密碼管理器的分享功能重新分享給仍在職的成員。
- 把離職者從共享密碼庫移除（或將該密碼庫改為僅自己看得到的個人密碼庫）。
- 更新「誰知道什麼」內部文件，註記變動日期與處理人。
把這個做法當作踏板
折衷做法是「先求有，再求好」。當組織人數成長、有了固定的資安預算、或開始需要稽核紀錄時，請回頭評估前面幾節介紹的團隊版方案，把現有的共用密碼匯入到團隊版工具中。
參考資料
- Bitwarden 商業方案 與 Bitwarden 說明文件
- Proton Pass for Business 與 Proton Pass 說明中心
- Psono 方案頁 與 Psono 說明文件
- 個人層級操作請參考 密碼設定 與 密碼管理器